Polisi Preifatrwydd

Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn esbonio sut mae WhealBit, sy’n masnachu fel QWTN ("QWTN", "ni", "ein" neu "inni"), yn casglu, yn defnyddio ac yn diogelu data personol yr ydym yn rheolydd arno. Mae hyn yn cwmpasu pobl yr ydym ni’n penderfynu sut a pham y caiff eu data ei brosesu: deiliaid cyfrifon a’r unigolion a enwir fel cysylltiadau bilio neu weinyddol ar gyfrif; ymwelwyr â’n gwefan yn qwtn.co.uk a defnyddwyr ein hoffer am ddim; pobl sy’n cysylltu â ni am gymorth neu ag ymholiadau cyffredinol; a phobl ar restr ein cylchlythyr. Mae hefyd yn esbonio, yn gyffredinol, y data rydym yn ymdrin ag ef fel prosesydd ar ran ein cwsmeriaid busnes pan fyddant yn defnyddio QWTN i gadw eu cofnodion gwastraff, fflyd ac iechyd a diogelwch. Mae’r hysbysiad hwn yn rhan o’n cyfres o ddogfennau cyfreithiol a dylid ei ddarllen ochr yn ochr â’n Telerau Gwasanaeth, ein Cytundeb Prosesu Data, ein Polisi Cwcis a’n rhestr Is-broseswyr.

1. Pwy ydym ni a sut i gysylltu â ni

Mae QWTN yn gynnyrch meddalwedd fel gwasanaeth yn y DU ar gyfer cludyddion gwastraff, cwmnïau llogi sgipiau a chrefftwyr sy’n symud gwastraff. Fe’i defnyddir i greu, llofnodi a storio nodiadau trosglwyddo gwastraff (gan gynnwys codau EWC a’r datganiad ynghylch yr hierarchaeth wastraff), dyroddi tocynnau tymor, gofyn am e-lofnodion o bell, cadw cofnodion cleientiaid a safleoedd, tracio trwyddedau gwastraff, amserlennu casgliadau, rhedeg rhestrau gwaith i yrwyr, rheoli cerbydau (gwiriadau cerbyd DVSA, diffygion, cynnal a chadw, treuliau, trwyddedau gweithredwr a thocynnau pont bwyso), cadw cofnodion iechyd a diogelwch (RAMS, damweiniau a fu bron â digwydd a llyfr damweiniau), tracio cynwysyddion, anfon dyfynbrisiau ac anfonebau, a rhoi mynediad i gwsmeriaid at borth cleientiaid. Nid yw QWTN yn gludydd, yn frocer nac yn ddeliwr gwastraff: nid ydym byth yn cymryd gwastraff i’n gofal, ac nid ydym yn casglu taliadau ar anfonebau ein cwsmeriaid.

Y rheolydd sy’n gyfrifol am y data personol a ddisgrifir yn yr hysbysiad hwn yw:

• Endid cyfreithiol: WhealBit, sy’n masnachu fel QWTN
• Cyfeiriad: Penzance, Cornwall, United Kingdom
• Gwefan: whealbit.co.uk
• Cyswllt diogelu data / preifatrwydd: privacy@qwtn.co.uk
• Cyswllt cyffredinol: hello@qwtn.co.uk
• Manylion cofrestru: mae manylion cofrestru’r rheolydd ar gael ar gais gan privacy@qwtn.co.uk

Os oes gennych unrhyw gwestiwn am yr hysbysiad hwn, os ydych am arfer eich hawliau, neu os ydych am godi pryder ynghylch preifatrwydd, cysylltwch â ni yn privacy@qwtn.co.uk.

Mae’r hysbysiad hwn yn disgrifio ein harferion diogelu data. Nid yw’n amrywio, yn ehangu nac yn disodli’r hawliau contractiol, y gwarantiadau, yr ymwadiadau a’r cyfyngiadau ar atebolrwydd a nodir yn ein Telerau Gwasanaeth, sy’n llywodraethu’r berthynas fasnachol rhyngom ni a’n cwsmeriaid. Os bydd unrhyw wrthdaro ar fater masnachol, y Telerau Gwasanaeth sy’n cael blaenoriaeth; nid oes dim yn yr hysbysiad hwn yn creu unrhyw warantiad neu ymrwymiad contractiol y tu hwnt i’r rhai yn y Telerau Gwasanaeth neu y tu hwnt i’r hyn sy’n ofynnol gan y gyfraith diogelu data.

2. Cwmpas yr hysbysiad hwn, a’r hyn nad yw’n ei gwmpasu

Mae’r hysbysiad hwn yn cwmpasu data personol yr ydym ni yn rheolydd arno. Nid yw’n cwmpasu’r data personol y mae ein cwsmeriaid busnes yn ei roi yn QWTN am eu staff, eu gyrwyr, eu cleientiaid, eu llofnodwyr a phobl eraill (er enghraifft yr enwau ar nodyn trosglwyddo gwastraff, gwiriad cerbyd gyrrwr, neu gofnod person a anafwyd yn y llyfr damweiniau). Ar gyfer y data hwnnw, y cwsmer yw’r rheolydd ac rydym ni’n gweithredu fel prosesydd yn unig gan ddilyn cyfarwyddiadau’r cwsmer. Felly nid yr hysbysiad hwn yw’r hysbysiad preifatrwydd ar gyfer gyrrwr, aelod o staff, cyswllt cleient neu ddefnyddiwr porth y mae cwsmer QWTN yn rheoli ei ddata. Os mai chi yw’r person hwnnw, gofynnwch i’r busnes sy’n defnyddio QWTN, sy’n gyfrifol am roi gwybod ichi o dan Erthyglau 13 a 14 o GDPR y DU.

Nodir y telerau prosesydd sy’n llywodraethu’r ffordd rydym yn ymdrin â’r data hwnnw ar ran cwsmer yn ein Cytundeb Prosesu Data. Mae Adran 9 isod yn esbonio’r rhaniad rhwng rheolydd a phrosesydd mewn termau syml.

3. Y data personol rydym yn ei gasglu (fel rheolydd)

Rydym yn casglu ac yn prosesu’r categorïau a ganlyn o ddata personol am ddeiliaid cyfrifon, cysylltiadau bilio/gweinyddol, ymwelwyr â’r wefan a phobl sy’n gwneud ymholiadau:

• Data cyfrif: enw a manylion y busnes (y gallwch eu chwilio yn Nhŷ’r Cwmnïau neu yng nghofrestr gyhoeddus Asiantaeth yr Amgylchedd wrth gofrestru), enw deiliad y cyfrif, cyfeiriad e-bost gwaith, rhif ffôn, rôl, manylion cofrestru fel cludydd gwastraff, logo’r cwmni, a manylion mewngofnodi (caiff cyfrineiriau eu storio ar ffurf stwnsh yn unig gan ein darparwr dilysu, Supabase).
• Data bilio: enw ac e-bost y cyswllt bilio, cynllun tanysgrifio, statws treial, cyfeirnod cwsmer Stripe a hanes trafodion. Nid ydym yn casglu nac yn storio manylion llawn cardiau talu. Caiff data cardiau ei gasglu a’i brosesu’n uniongyrchol gan Stripe, ein darparwr taliadau, sydd wedi’i ardystio i PCI-DSS Lefel 1 ac sy’n gweithredu fel rheolydd annibynnol ar gyfer y data cardiau hwnnw.
• Data defnydd, dyfeisiau a logiau: cyfeiriad IP, math o borwr a dyfais, system weithredu, lleoliad bras sy’n deillio o’r cyfeiriad IP, y tudalennau a’r nodweddion a ddefnyddir, stampiau amser, logiau diagnostig a diogelwch, a digwyddiadau dadansoddeg cynnyrch a gesglir drwy PostHog (gweler Adran 7). Rydym yn defnyddio hyn i weithredu, diogelu a gwella’r Gwasanaeth. Defnyddir cyfeiriadau IP hefyd dros dro i gyfyngu ar gyfradd ceisiadau (er enghraifft ceisiadau mewngofnodi, cysylltu, cylchlythyr a llofnodi o bell) er mwyn diogelu rhag camddefnydd.
• Data diogelu rhag botiaid: pan fyddwch yn cofrestru, mae Cloudflare Turnstile yn gwirio mai person ydych chi yn hytrach na sgript awtomataidd, gan ddefnyddio signalau o’r porwr a’r ddyfais.
• Cwcis a thechnolegau tebyg: fel y disgrifir yn ein Polisi Cwcis.
• Data cymorth a chyfathrebu: cynnwys y negeseuon, y negeseuon e-bost a’r ymholiadau rydych yn eu hanfon atom (gan gynnwys drwy ein ffurflen gysylltu, sy’n cofnodi eich cyfeiriad e-bost a’ch cyfeiriad IP), a’n hatebion ni.
• Data cylchlythyr: eich cyfeiriad e-bost a’ch dewisiadau, pan fyddwch wedi cofrestru i gael ein cylchlythyr, neu pan fyddwn yn cysylltu â chwsmeriaid busnes presennol am gynhyrchion tebyg.

Offer am ddim. Mae ein hofferyn nodiadau trosglwyddo gwastraff am ddim yn gweithio heb gyfrif. Caiff y nodyn drafft, gan gynnwys unrhyw enwau, cyfeiriadau a llofnodion rydych yn eu teipio neu’n eu tynnu ynddo, ei gadw yn storfa leol eich porwr eich hun ar eich dyfais ac nid yw’n cael ei anfon atom. Mae ein hoffer am ddim eraill (chwilio am drwyddedau, dilysu casglwyr, canfod safleoedd gwastraff, a gwirwyr codau EWC a gwastraff peryglus) yn holi cofrestrau cyhoeddus ar eich rhan; nid ydym yn gofyn ichi am ddata personol i’w defnyddio.

Pan fyddwn yn gofyn ichi ddarparu data er mwyn ymrwymo i’n contract gyda chi neu ei gyflawni (er enghraifft, i agor cyfrif a chodi bil arno), mae ei ddarparu yn ofyniad contractiol; os na fyddwch yn ei ddarparu, ni fyddwn yn gallu cyflenwi’r Gwasanaeth.

4. Sut rydym yn defnyddio eich data, a’n sail gyfreithlon ar gyfer pob diben

O dan GDPR y DU, rhaid inni fod â sail gyfreithlon ar gyfer pob diben prosesu. Mae’r tabl isod yn nodi, ar gyfer pob diben, y sail gyfreithlon rydym yn dibynnu arni, ac, os buddiannau dilys yw’r sail honno, y buddiant penodol dan sylw.

Pan fyddwn yn dibynnu ar fuddiannau dilys, rydym yn pwyso a mesur ein buddiant yn erbyn eich buddiannau, eich hawliau a’ch rhyddidau chi cyn dibynnu arno. Gallwch ofyn inni am ragor o wybodaeth am sut y gwnaethom hynny, ac mae gennych yr hawl i wrthwynebu (gweler Adran 12).

Pan fyddwn yn dibynnu ar gydsyniad (er enghraifft, ar gyfer ein cylchlythyr), gallwch dynnu eich cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg (mae hyn yr un mor hawdd â’i roi) drwy ddefnyddio’r ddolen datdanysgrifio mewn unrhyw neges e-bost farchnata neu drwy gysylltu â ni yn privacy@qwtn.co.uk. Nid yw tynnu cydsyniad yn ôl yn effeithio ar gyfreithlondeb y prosesu a wnaed cyn ichi ei dynnu’n ôl.

5. Data lleoliad (dim ond pan fyddwch yn ei gasglu)

Nid yw QWTN yn tracio lleoliad unrhyw berson neu gerbyd yn barhaus nac yn y cefndir. Defnyddir union leoliad dyfais dim ond pan fydd defnyddiwr yn dewis ei gasglu: er enghraifft, pwyso’r botwm i gofnodi safle GPS damwain a fu bron â digwydd, defnyddio "dod o hyd i mi" ar y map, neu ddewis lleoliad safle ar fap. Gellir hefyd drosi cyfeiriadau safleoedd a chleientiaid yn gyfesurynnau map o’u cod post. Ar wahân i hyn, ac fel rheolydd yn ein hawl ein hunain at ddibenion diogelwch, dim ond lleoliad bras ar sail IP y gallwn ei ddeillio o ddata logiau fel y disgrifir yn Adran 3. Mae lleoliad a gesglir o fewn cyfrif cwsmer yn eiddo i’r cwsmer hwnnw (y rheolydd), sy’n gyfrifol am roi gwybod i’w staff amdano.

Mae eich porwr yn gofyn am eich caniatâd cyn y gall unrhyw dudalen ddarllen lleoliad eich dyfais. Gallwch wrthod y caniatâd hwnnw neu ei dynnu’n ôl ar unrhyw adeg yng ngosodiadau eich porwr neu eich dyfais; bydd y nodweddion perthnasol wedyn yn gweithio hebddo, a gallwch roi cyfeiriad neu god post yn lle hynny.

6. Data categori arbennig (cofnodion damweiniau ac anafiadau)

Mae hyn yn berthnasol yn bennaf i’r data rydym yn ymdrin ag ef fel prosesydd, ond rydym yn ei esbonio yma er mwyn bod yn dryloyw. Mae modiwl iechyd a diogelwch QWTN yn cynnwys llyfr damweiniau. Pan fydd cwsmer yn cofnodi damwain, yr anaf, y rhan o’r corff yr effeithiwyd arni, y driniaeth a roddwyd (er enghraifft cymorth cyntaf neu driniaeth mewn ysbyty) ac a oes rhaid adrodd am y digwyddiad o dan RIDDOR, mae’r wybodaeth honno’n ymwneud ag iechyd person ac mae’n ddata categori arbennig o dan Erthygl 9 o GDPR y DU. Yn y sefyllfa honno, y cwsmer yw’r rheolydd ac mae’n gyfrifol am nodi sail gyfreithlon o dan Erthygl 6 (rhwymedigaeth gyfreithiol fel arfer, Erthygl 6(1)(c)) ac amod o dan Erthygl 9 (yr amod cyflogaeth, nawdd cymdeithasol a diogelwch cymdeithasol yn Erthygl 9(2)(b) fel arfer, wedi’i ategu gan yr amod ym mharagraff 1 o Ran 1 o Atodlen 1 i Ddeddf Diogelu Data 2018, ynghyd â’r ddogfen bolisi briodol y mae’r paragraff hwnnw’n ei gwneud yn ofynnol). Pan nad yw’r person a anafwyd yn gyflogai i’r cwsmer (er enghraifft aelod o’r cyhoedd), dylai’r cwsmer ystyried pa amod sy’n gymwys. Dim ond ar gyfarwyddiadau’r cwsmer yr ydym yn prosesu’r data hwn, rydym yn cyfyngu mynediad ato i ddefnyddwyr awdurdodedig y cwsmer, ac nid ydym yn ei ddefnyddio at unrhyw ddiben o’n heiddo ein hunain.

Llofnodion electronig. Pan fydd rhywun yn llofnodi nodyn trosglwyddo gwastraff, dogfen RAMS neu gofnod arall yn QWTN, gan gynnwys drwy ddolen lofnodi o bell a anfonir drwy e-bost, rydym yn storio enw’r llofnodwr, delwedd y llofnod a dynnwyd a dyddiad ac amser y llofnodi, fel rhan o gofnod y cwsmer. Defnyddir cyfeiriad IP y llofnodwr dros dro i gyfyngu ar gyfradd ceisiadau llofnodi; nid yw’n cael ei storio gyda’r llofnod. Nid data biometrig yw llofnodion: nid yw QWTN yn dadansoddi dynameg llofnodion nac yn cynnal unrhyw baru biometrig.

7. Cwcis a thechnolegau tebyg

Mae ein gwefan a’n ap yn defnyddio cwcis a thechnolegau tebyg, gan gynnwys storfa leol y porwr. Caiff storfa gwbl angenrheidiol (sydd ei hangen i’ch cadw wedi mewngofnodi ac i gadw’r Gwasanaeth yn ddiogel) ei gosod bob amser. Ein hunig dechnoleg nad yw’n hanfodol yw dadansoddeg cynnyrch PostHog (cwmwl yr UE). Dim ond ar ôl ichi glicio "Derbyn cwcis dadansoddi" ar yr hysbysiad cwcis y caiff ei llwytho: tan hynny nid oes unrhyw sgript ddadansoddeg yn rhedeg ac nid oes dim yn cael ei storio. Ar ôl ei derbyn, mae’n storio dynodydd mewn cwci ac yn y storfa leol ar eich dyfais. Gallwch dynnu cydsyniad yn ôl ar unrhyw adeg drwy’r ddolen "Gosodiadau cwcis" yn nhroedyn y dudalen, a chaiff signal Global Privacy Control ei drin fel gwrthodiad. Mae’r manylion llawn, gan gynnwys y cwcis a ddefnyddir, eu dibenion a’u hyd, a sut i’w rhwystro neu eu dileu, yn ein Polisi Cwcis.

8. Rhannu eich data a’n his-broseswyr

Nid ydym yn gwerthu eich data personol o fewn ystyr y gyfraith gymwys, ac nid ydym yn ei ddatgelu i drydydd partïon at eu dibenion marchnata neu fanteisio ariannol eu hunain. Dim ond gyda’r darparwyr gwasanaethau dibynadwy rydym yn eu defnyddio i redeg QWTN (ein his-broseswyr) y byddwn yn rhannu data personol, a phan fo’n ofynnol neu’n ganiataol inni wneud hynny yn ôl y gyfraith. Rydym yn ei gwneud yn ofynnol i bob is-brosesydd, o dan gontract ysgrifenedig, ddarparu sicrwydd ac ymgymryd â rhwymedigaethau sy’n gyson ag Erthygl 28 o GDPR y DU, gan gynnwys mesurau diogelwch a chyfrinachedd priodol; caiff pob is-brosesydd ei gyflogi o dan ei delerau prosesu data safonol o dan Erthygl 28.

Mae rhai nodweddion hefyd yn anfon data cyfyngedig at ffynonellau trydydd parti ar eich cais, sy’n gweithredu ar eu rhan eu hunain yn hytrach nag fel ein his-broseswyr: Tŷ’r Cwmnïau a chofrestr gyhoeddus Asiantaeth yr Amgylchedd (chwilio am gwmnïau a thrwyddedau), postcodes.io (chwilio am godau post), Clearbit (canfod gwefan a logo cwmni o’i enw), darparwyr teils mapiau OpenStreetMap ac Esri (sy’n cael eich cyfeiriad IP pan fydd map yn llwytho), a Google Fonts (ffontiau llofnod yn yr ap). Cedwir ein rhestr lawn yn Is-broseswyr. Gallwn hefyd ddatgelu data personol pan fo’n ofynnol yn ôl y gyfraith, gorchymyn llys neu reoleiddiwr (er enghraifft Asiantaeth yr Amgylchedd, yr HSE, CThEF neu’r ICO), neu er mwyn sefydlu, arfer neu amddiffyn hawliadau cyfreithiol. Os byddwn yn gwerthu neu’n ad-drefnu ein busnes, gall data personol drosglwyddo i’r prynwr neu’r olynydd, a fydd yn ofynnol iddo barhau i’w ddiogelu yn unol â’r gyfraith diogelu data gymwys; os bydd y ffordd y bydd y derbynnydd yn ymdrin â’r data yn wahanol mewn ffordd sylweddol i’r hysbysiad hwn, byddwn yn rhoi gwybod ichi ac, os yw’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol, yn gofyn am eich cydsyniad.

9. Y rhaniad rhwng rheolydd a phrosesydd, wedi’i esbonio’n syml

Mae gan QWTN ddwy rôl:

• Ni yw’r rheolydd ar gyfer data cyfrifon, data bilio, data ymwelwyr â’r wefan, data cylchlythyr ac ymholiadau cymorth, sef y data a ddisgrifir yn yr hysbysiad hwn. Ni sy’n penderfynu pam a sut y caiff ei brosesu.
• Rydym yn brosesydd ar gyfer y data y mae cwsmer yn ei roi yn QWTN: nodiadau trosglwyddo gwastraff a’r bobl a enwir arnynt, llofnodion, cleientiaid a’u safleoedd, defnyddwyr y porth cleientiaid, aelodau’r tîm a gyrwyr, cofnodion cerbydau a gwiriadau cerbyd, cofnodion damweiniau a fu bron â digwydd a chofnodion damweiniau, RAMS, dyfynbrisiau, anfonebau a ffotograffau. Y cwsmer yw rheolydd y data hwnnw: y cwsmer sy’n penderfynu pam a sut y caiff ei ddefnyddio, ac mae’n gyfrifol am roi gwybod i’r bobl dan sylw amdano ac am fod â sail gyfreithlon (ac, ar gyfer cofnodion damweiniau ac anafiadau, amod o dan Erthygl 9). Dim ond ar gyfarwyddiadau dogfenedig y cwsmer yr ydym yn prosesu’r data hwnnw, fel y nodir yn ein Cytundeb Prosesu Data.

Defnyddwyr y porth cleientiaid. Pan fydd cwsmer yn gwahodd un o’i gleientiaid ei hun i’r porth cleientiaid, rydym yn anfon dolen fewngofnodi drwy e-bost at y person hwnnw ac yn gosod cwci sesiwn fel y gall weld y nodiadau a’r anfonebau y mae’r cwsmer yn eu rhannu ag ef. Y cwsmer yw rheolydd data’r defnyddiwr porth hwnnw.

10. Trosglwyddiadau rhyngwladol

Ein nod yw storio a phrosesu data personol yn y Deyrnas Unedig neu yn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (mae’r AEE yn elwa ar benderfyniad digonolrwydd y DU, felly nid oes angen mesur diogelu ychwanegol ar gyfer trosglwyddiadau yno). Caiff ein cronfa ddata, ein dilysu a’n storfa ffeiliau eu lletya yn Iwerddon (AWS eu-west-1), mae swyddogaethau ein cymhwysiad yn rhedeg yn Llundain (Vercel lhr1) a chaiff ein dadansoddeg cynnyrch ei storio yng nghwmwl UE PostHog. Pan fydd darparwr yn gwneud trosglwyddiad i wlad nad yw’r DU wedi’i barnu’n ddigonol (er enghraifft, anfon negeseuon e-bost drwy Resend, neu weithrediadau cymorth, copïau wrth gefn neu beirianneg gan ein darparwyr lletya, diogelu rhag botiaid neu daliadau a allai ddigwydd yn yr Unol Daleithiau), rydym yn sicrhau bod mesur diogelu priodol o dan Erthygl 46 ar waith, megis Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol (IDTA) yr ICO, neu Gymalau Contractiol Safonol yr UE ynghyd ag Ychwanegiad y DU gan yr ICO, neu fod y derbynnydd wedi’i ardystio o dan Estyniad y DU i Fframwaith Preifatrwydd Data yr UE a’r UD. Gallwch ofyn inni am ragor o wybodaeth am y mesurau diogelu hyn.

11. Am ba hyd rydym yn cadw eich data (cadw data)

Dim ond cyhyd ag y bo’n angenrheidiol at y dibenion a nodir uchod yr ydym yn cadw data personol, ac yna rydym yn ei ddileu neu’n ei anonymeiddio’n ddiogel.

• Data cyfrif: ar ôl ichi gau eich cyfrif, rydym yn ei gadw am 30 diwrnod fel y gallwch allforio eich cofnodion, ac yna’n ei ddileu, oni bai bod angen inni ei gadw’n hirach oherwydd anghydfod byw neu rwymedigaeth gyfreithiol.
• Cofnodion bilio, treth a chyfrifyddu: rydym yn cadw’r rhain am o leiaf 6 blynedd er mwyn bodloni rhwymedigaethau treth (CThEF) a chyfrifyddu’r DU.
• Data cymorth a chylchlythyr: cyhyd ag y bo angen i ymdrin â’ch ymholiad neu nes ichi ddatdanysgrifio neu wrthwynebu, ynghyd â chofnod atal byr fel ein bod yn parchu eich dewis i optio allan.
• Data defnydd a logiau: cedwir samplau amseru ceisiadau a pherfformiad am 30 diwrnod. Cedwir cofnodion mewngofnodi (cyfeiriad IP a manylion y porwr) cyhyd ag y bo’r cyfrif yn bodoli a chânt eu dileu gydag ef. Cedwir logiau gweinyddion a chronfeydd data am y cyfnodau a bennir gan ein darparwyr lletya, Vercel a Supabase. Mae cownteri cyfyngu ar gyfradd yn dod i ben o fewn munudau.

Ar wahân i hyn, rhaid i gwsmeriaid (fel rheolyddion) gadw rhai cofnodion am gyfnodau sylfaenol statudol, ac mae nodweddion storio, allforio a dileu QWTN wedi’u cynllunio i gefnogi hyn. Mae cynlluniau taledig yn cynnwys storio nodiadau yn y cwmwl am o leiaf 2 flynedd. Rhwymedigaethau’r cwsmer yw’r rhain, nid ein rhai ni, ond er mwyn bod yn dryloyw, dyma’r prif isafswm cyfnodau yn y DU:

12. Eich hawliau

O dan GDPR y DU, mae gennych yr hawliau a ganlyn mewn perthynas â data personol a ddaliwn amdanoch fel rheolydd. Gallwch arfer unrhyw un ohonynt drwy gysylltu â ni yn privacy@qwtn.co.uk. Byddwn yn ymateb o fewn mis (y gellir ei estyn hyd at ddau fis arall ar gyfer ceisiadau cymhleth, ac os felly byddwn yn rhoi gwybod ichi). Ni fyddwn yn codi ffi oni bai bod eich cais yn amlwg yn ddi-sail neu’n ormodol, neu’n ailadroddus, ac os felly gallwn godi ffi resymol neu wrthod y cais, gan esbonio pam.

• Yr hawl i gael mynediad: cael gwybod a ydym yn prosesu eich data a chael copi ohono.
• Yr hawl i gywiro: cael cywiro data anghywir a chwblhau data anghyflawn.
• Yr hawl i ddileu ("yr hawl i gael eich anghofio"): cael dileu eich data mewn rhai amgylchiadau, yn ddarostyngedig i’n dyletswyddau cyfreithiol i gadw data (gweler Adran 11).
• Yr hawl i gyfyngu: cael cyfyngu ar ein prosesu mewn rhai amgylchiadau.
• Yr hawl i gludadwyedd data: cael data penodol a ddarparwyd gennych mewn fformat strwythuredig, a ddefnyddir yn gyffredin ac sy’n ddarllenadwy gan beiriant, a chael ei drosglwyddo i reolydd arall pan fo’n dechnegol ymarferol.
• Yr hawl i wrthwynebu: gwrthwynebu prosesu ar sail buddiannau dilys (gan gynnwys proffilio) a gwrthwynebu marchnata uniongyrchol ar unrhyw adeg, ac os felly byddwn yn rhoi’r gorau i ddefnyddio eich data ar gyfer marchnata uniongyrchol.
• Yr hawl i dynnu cydsyniad yn ôl: pan fyddwn yn dibynnu ar gydsyniad, ei dynnu’n ôl ar unrhyw adeg (gweler Adran 4).
• Hawliau sy’n ymwneud â gwneud penderfyniadau awtomataidd: gweler Adran 13.
• Yr hawl i gwyno i’r ICO: gweler Adran 14.

Pan fo eich data yn cael ei ddal yn QWTN gan fusnes sy’n ei ddefnyddio (er enghraifft fel gyrrwr, cyswllt cleient, defnyddiwr porth neu berson a enwir ar nodyn trosglwyddo gwastraff), dylid fel arfer gyfeirio eich ceisiadau ynghylch hawliau at y busnes hwnnw fel y rheolydd; byddwn yn ei gynorthwyo i ymateb fel sy’n ofynnol gan ein Cytundeb Prosesu Data.

13. Gwneud penderfyniadau awtomataidd, proffilio, a’n gwiriadau cydymffurfio

Nid ydym yn gwneud penderfyniadau amdanoch sy’n seiliedig ar brosesu awtomataidd yn unig ac sy’n cael effeithiau cyfreithiol arnoch neu’n effeithio arnoch mewn ffordd yr un mor arwyddocaol. Mae cymhorthion cydymffurfio QWTN, megis awgrymiadau ar godau EWC a gwastraff peryglus, gwiriadau dyletswydd gofal, chwiliadau o gofrestrau trwyddedau a chludyddion, nodiadau atgoffa am drwyddedau, sgorio risg ar RAMS a baneri ynghylch a oes rhaid adrodd o dan RIDDOR, yn ganllawiau yn unig. Maent yn dangos negeseuon gwybodaeth ac nid ydynt yn gwneud penderfyniadau awtomataidd am unigolion.

Er mwyn osgoi amheuaeth, cymhorthion gwybodaeth yn unig yw’r gwiriadau hyn. Nid yw QWTN yn gwarantu, ac nid yw’n gyfrifol am, gydymffurfedd cwsmer â’i Ddyletswydd Gofal o ran gwastraff, y rheolau ar wastraff peryglus, RIDDOR, gofynion y DVSA neu drwyddedau gweithredwr, nac unrhyw gyfraith amgylcheddol, iechyd a diogelwch, trafnidiaeth, treth neu gyfraith arall. Mae’r cyfrifoldeb am gydymffurfio â’r gyfraith, gan gynnwys dosbarthu gwastraff yn gywir a gwirio bod y bobl y mae’n trosglwyddo gwastraff iddynt wedi’u hawdurdodi, yn gorwedd yn gyfan gwbl gyda’r cwsmer. Mae hyn yn adlewyrchu’r sefyllfa yn ein Telerau Gwasanaeth, sy’n llywodraethu’r gwarantiadau a’r atebolrwydd sy’n gymwys i’r Gwasanaeth. Os bydd unrhyw nodwedd byth yn datblygu’n wneud penderfyniadau awtomataidd yn unig gydag effeithiau cyfreithiol neu effeithiau yr un mor arwyddocaol, byddwn yn diweddaru’r hysbysiad hwn ac yn rhoi’r mesurau diogelu sy’n ofynnol yn ôl y gyfraith ar waith yn gyntaf.

14. Cwynion a’r ICO

Os oes gennych bryder ynghylch sut rydym yn ymdrin â’ch data personol, cysylltwch â ni yn gyntaf yn privacy@qwtn.co.uk fel y gallwn geisio ei ddatrys. Mae gennych hefyd yr hawl i gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), sef awdurdod goruchwylio’r DU ar gyfer diogelu data:

• Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF
• Llinell gymorth: 0303 123 1113
• Gwefan: https://ico.org.uk

15. Diogelwch

Rydym yn rhoi mesurau technegol a threfniadol priodol ar waith i ddiogelu data personol, yn gymesur â’r risg. Mae ein mesurau’n cynnwys amgryptio wrth drosglwyddo (HTTPS gyda HSTS) ac wrth storio; diogelwch lefel rhes Postgres sy’n cadw data pob cwsmer ar wahân yn ein cronfa ddata aml-denant; mynediad ar sail rôl gyda mewngofnodi dau ffactor a diogelu rhag cyfrineiriau a ddatgelwyd; trywydd archwilio na ellir ond ychwanegu ato o newidiadau i gofnodion cwsmeriaid; dolenni wedi’u llofnodi y gellir eu dirymu ar gyfer nodiadau a rennir a dolenni llofnodi o bell sy’n dod i ben; diogelu rhag botiaid a chyfyngu ar gyfradd; monitro gwallau gyda rhybuddion e-bost; copïau wrth gefn awtomataidd o’r gronfa ddata gydag adfer wedi’i brofi; proses ddogfenedig ar gyfer ymateb i dor diogelwch; ac ymrwymiadau cyfrinachedd gan bobl sy’n ymdrin â data. Gan fod y mesurau cywir yn newid dros amser, rydym yn eu hadolygu’n barhaus a gallwn eu hamrywio, ar yr amod eu bod yn parhau’n briodol i’r risg; disgrifiad o’n harferion yw hwn, nid gwarantiad contractiol.

16. Plant

Offeryn busnes yw QWTN ac nid yw wedi’i anelu at blant. Nid ydym yn fwriadol yn casglu data yn uniongyrchol gan blant drwy ein gwefan, ein hoffer am ddim na’r broses o gofrestru am gyfrif. Mae cwsmeriaid yn gyfrifol am gofnodi unrhyw ddata personol am bobl ifanc (er enghraifft gweithiwr ifanc a anafwyd yn y llyfr damweiniau) yn gyfreithlon. Os ydych yn credu bod plentyn wedi darparu data personol inni fel rheolydd, cysylltwch â ni yn privacy@qwtn.co.uk a byddwn yn cymryd camau priodol.

17. Dewisiadau marchnata

Gallwch optio allan o farchnata ar unrhyw adeg drwy ddefnyddio’r ddolen datdanysgrifio mewn unrhyw neges e-bost farchnata neu drwy gysylltu â ni yn privacy@qwtn.co.uk. Byddwn yn dal i anfon negeseuon gwasanaeth hanfodol atoch (er enghraifft, am filio, diogelwch neu newidiadau pwysig i’r Gwasanaeth) pan fydd gennym hawl i wneud hynny, gan nad marchnata yw’r rhain.

Pan fyddwn yn anfon negeseuon e-bost marchnata at gwsmeriaid busnes presennol am ein cynhyrchion tebyg, rydym yn dibynnu ar yr "optio i mewn meddal" o dan Reoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebiadau Electronig (PECR): dim ond pan gawsom eich manylion cyswllt wrth werthu (neu wrth negodi gwerthu) gwasanaethau tebyg y byddwn yn cysylltu â chi, rydym yn cynnig cyfle i optio allan pan fyddwn yn casglu eich manylion ac ym mhob neges, ac rydym yn rhoi’r gorau iddi cyn gynted ag y byddwch yn optio allan. Mae’r optio i mewn meddal yn gymwys i danysgrifwyr sy’n unigolion ac yn unig fasnachwyr; mae negeseuon at dderbynwyr sy’n gyrff corfforedig y tu allan i reoliad 22 o PECR ond rydym yn dal i gynnig cyfle i optio allan ym mhob neges.

18. Newidiadau i’r hysbysiad hwn

Gallwn ddiweddaru’r hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd i adlewyrchu newidiadau yn y Gwasanaeth, yn ein harferion neu yn y gyfraith (gan gynnwys diwygiadau parhaus o dan Ddeddf Data (Defnydd a Mynediad) 2025). Pan fyddwn yn gwneud newidiadau sylweddol, byddwn yn diweddaru’r dyddiad "diweddarwyd ddiwethaf" a ddangosir gyda’r hysbysiad hwn ac yn rhoi hysbysiad rhesymol ymlaen llaw drwy e-bost neu yn y Gwasanaeth cyn iddynt ddod i rym, a phan fo newid yn gofyn am eich cydsyniad, byddwn yn ei gael. Adolygwch yr hysbysiad hwn o bryd i’w gilydd.

19. Sut i gysylltu â ni

Ar gyfer unrhyw gwestiwn am breifatrwydd neu i arfer eich hawliau, cysylltwch â’n cyswllt diogelu data yn privacy@qwtn.co.uk, neu ysgrifennwch atom yn Penzance, Cornwall, United Kingdom. Ar gyfer unrhyw beth arall, anfonwch e-bost at hello@qwtn.co.uk. Nodir manylion ein hendid cyfreithiol yn Adran 1.